2022年5月20日 東京柏葉会役員会議事録
記録：2022年5月20日（緒方）
日時：2022年5月20日（金）19:00〜20:30
場所：zoomによるオンライン会議
出席：池田、川口、今村、前山、平、大滝、古川、中山、中尾、緒方(敬称略)
配布資料：アジェンダ、第30回総会進行表
１．池田会長より開会挨拶
理事会での再確認、変更など現在進めるべきこと等、残り２ヶ月になるので総会までに
何をすべきか事前協議をお願いします。
２．本年度の総会の開催方針・条件について
4/27理事会決定事項の整理と確認→川口幹事長各項目内容について説明
①基本的な考え方、実施企画の骨子について
②総会の基本方針
③開催概要
④開催方針・プログラム
⑤会場参加人数について
⑥リモート参加に実現について
⑦リアル開催中止とする場合
【理事会で決定した基本方針、開催概要等に基づいて、今後の実務作業の確認・協議】
①案内状発送について
・案内状発送作業：事務局メンバー＋役員有志８名で対応 ※約1,500通発送予定
・スケジュール：5月末 原稿締切、6月初旬 入稿、6月18日（土）発送作業
・会場参加受付締切：6月末（一次）、7月10日（最終） ※リモート参加7/21予定
・封入物：総会案内状（A4版 6P、会長挨拶・東京柏葉会賞報告・
年会費/賛助金の振込お願い・会務報告・会計報告・会計監査報告・議決事項）、
振込用紙、返信用ハガキ、ホテルのアクセス、ホテルのコロナ対策案内
※後日、ホテルとアクセス案内の部数を相談した結果：バス時刻表(13時台)は
案内状に明記
※返信用ハガキには開催中止に備えて極力メールアドレスをご記入いただくことを
明記し、ご参加予定者の方は必須
・案内状進捗報告（事務局）：返信用ハガキの印字・用紙郵便局承認受付済、未入稿の
会務報告・会計報告、振込用紙は5月末完成目途
・案内状追記内容：各理事(年次幹事)からの一言コメント、zoom参加説明、コロナ対策の
お願い
②オンライン（zoom）対応について（事務局）
・プロジェクターは県事務所に保管中
→会場の白い壁利用の有無をホテル側に確認(池田会長)し、必要であればスクリーン
借用
・必要機材：パソコン２台、カメラ２台(事務局手配)
※会場全体、会場とオンライン参加者のために専用カメラを事務局で手配
③リアル参加者が収容可能人数を超過した場合の対応：
→参加人数が見通せないため、返信用ハガキが到着する6月下旬に再協議
（ホテル側に事前確認必要）
３.総会準備に向けての協議【協議・確認事項・作業分担】
①式次第
会長挨拶、会務報告、会計報告、監査報告、会則変更についての審議、長寿のお祝い、
閉会挨拶、写真撮影
②ミニイベント・企画について
校歌（C Dの確認）：事務局手配
（本部）馬郡会長挨拶、新校長、関西柏葉会会長、福岡柏葉会会長（リアルかオンライン
か、ビデオメッセージか事前問い合わせ確認）→事務局郵送にて確認対応
当初案：佐世保市長朝長様へのビデオメッセージ
→事務局が佐世保市東京事務所中山所長と相談、依頼文、受け取り方法等協議
(池田会長より依頼)
③配布物：アジェンダ（会計報告、会務報告、会則変更）
④総会議案
a）会則の一部変更について（3/18理事会にて承認済み）
・理事の改称
→『年次幹事』に変更→入会しやすい名称にし、役割をわかりやすくすし、
会長からの委嘱を受けやすくするため
・役員の役職追加（副事務局長）
→補佐的立場からの次のステップに入る人数を増やすため
・顧問、参与の役割の明文化
b）役員の任期延長と一部変更について
・現任の役員任期をさらに1年延期するが、一部役員の追加など検討を進める
・来年に向けてフルスペックの総会・懇親会開催準備の為
c）2021年度会務報告、2021年度会計報告、2021年度監査報告
※今回は特例として、①リアル参加者②オンライン参加者③議案への賛否を返信ハガキで
回答 ①＋②＋③の過半数にて可決することで決定
⑤役割分担（今後順次決定）
・司会・進行：川口幹事長
・オンライン操作：事務局中尾、萩坂
・会場装飾：事務局中尾（長寿の祝い看板）、座席表（今村、中尾）
・受付：参加人数が限られている為少人数で対応、受付名簿の準備、
専用机をホテルへ依頼
・備品や機材の準備（潮見倉庫からの移動はなし、プロジェクターの移動要）
・アルコール消毒、検温など会場入り口への対応をホテルへ依頼
・長寿の祝い：商品券準備（会計）、校章（事務局個数確認）、黒盆3個をホテルへ依頼
・総会時の役員席：椅子の配置をホテルへ指示
・総会時の式次第、追加プログラム(大学生との交流他)は再協議
・お土産配布方法も再確認（三密防止）
・写真撮影、長寿者の撮影のタイミングも再確認
・リボンは事務局で保管中
⑥会場費用（金額は税別、4/10時点情報）
・会場室料：約160,000円、基本音響証明費用：25,000円、
飲み物代（コーヒー）＠650円
・お土産代：＠2,000円程度 ※お土産は参加人数確定後役員で決定
・お土産の品物と個数は7月10日までに確定
・スクリーン借用の要否確認中 （120インチ7,700円）
４．『東京柏葉会 設立30周年記念誌（仮称）』の作成について
総会開催準備が整った後に協力者を募集し設立30周年記念誌委員会を設立
内容、完成目標など協議予定※役員会、理事会で定期的に報告
・目的（案）：これまでの歩みを振り返り会員同士のつながりを深耕
・完成目標：今後検討、タイムスケジュールを決めて協議開始
・記念誌委員会メンバー：今後募集し決定メンバーの中から委員長を決定
・主な案：寄稿文、母校情報、写真、広告他
※池田会長：期待値として本年度完成を目途に活動のお願い
５．次回理事会（オンライン）について【協議・確認事項】
・開催日時：6月30日(木) 19時～
・議題（案）：総会概要報告、役員体制について、2022年度予算案報告、記念誌発行に
ついて他
６．今後のスケジュール
役員会（オンライン会議）：6月22日（水）
19時～（総会参加者確定、式次第確定、役割分担確定）
※総会開催最終判断 ※理事候補者の推薦継続
7月23日以降プログラム、賛助金、年会費御礼・・・・8月下旬ごろ発送予定
内容は校長挨拶、（本部）馬郡会長コメント、各理事コメント、進学状況他
総会反省会：9月下旬頃、理事会開催予定(コロナ感染収束していればリアル開催にも期待)
※必要に応じた臨時役員会は総会後に判断
７．その他連絡事項
【他校同窓会、佐世保会他今後のスケジュール】
佐世保南校・北校親睦ゴルフコンペ：6月20日(月) 開催
大村高校：10月15日（土） 開催予定(来賓招待なし)
福岡柏葉会：10月29日(土) 開催予定
東京佐世保会：11月16日(水) 開催予定 以上