2021年7月31日 東京柏葉会役員会議事録 
                                         記録:2021年7月31日(緒方)

日時  :2021731日(土) 10:30-11:40
場所  :zoomによるオンライン会議
出席  :池田会長、川口幹事長、今村、前山、平、大滝、八並、古川、伏原、中尾、萩坂、緒方
             (敬称略)
配布資料:アジェンダ、2020年企画チーム担当一覧(案)他

1.池田会長より開会挨拶
  コロナ感染拡大で東京都の感染者数が大幅に増えておりまだ大変な状況が続いている
  来年度の開催に向けて年内に何をやっておくべきか協議し、中間での意識合わせをお願い
  したい

2.会費振込状況・お礼状の発送状況の報告
  ①会費・賛助金の振込状況(会計:大滝副会長)
    ・7月時点285名振込 (会費および賛助金の合計で約117万円)
     昨年比:10名程少ない
    ・今後年内までにはもう少し振込者が増える予定だが、未振込の方へのご協力をお願い
     したい
  ②お礼状の発送状況(事務局:緒方、中尾)
    ・731日時点285名にお礼状発送済み(6259名+7月追加26名)

3.来年度の会場確保状況について(事務局:緒方)
  ・会場案: リーガロイヤルホテル東京(新宿区) ロイヤルホール 
        2022年72日(土)開催予定
  ・仮申込書:窓口代理店の株式会社ワールドプランニングオフイスへ申込済(5月20日)
  ・引受書:予定人数300名、期間202272(1日間)、場所:リーガロイヤルホテル東京
  ・取消料:リーガロイヤルホテル東京『宴会・催事規約』参照    
      ※新型コロナウィルスの感染状況により開催計画に影響が出た場合には、
       相互に連携を図り柔軟に対応する 
  ・申込金について:
     催行180日前(202213日)〜を目安に㈱ワールドプランニングオフイスと相談
  ・二次会会場は約50人を予定(予算:13,000円以内、大滝副会長提案)

4.今年度の活動計画
  ・柏葉会支部:現時点で関西、福岡支部などの開催情報なし 
  ・他校同窓会開催など(長崎県人クラブ)
   大村高校同窓会開催は中止だが会報発行の連絡あり、他校同窓会開催の報告なし
  ・東京佐世保会(今村東京佐世保会常任幹事)報告
    2021年1117日(水)18:30〜 ハイアットリージェンシー東京にて開催予定
    現時点では8月の状況を見て9月常任幹事会で検討する
  ・10/8(金)ゴルフコンペ(今村副会長)
   今回はこれまでの参加者全員に、8/5までに案内
  ・12月:南高生修学旅行、現時点で未定
  ・12月:東京柏葉会賞募集、例年通り実施予定
  ・12月:忘年会開催(第30回総会・懇親会に向けキックオフ)
       ワクチン接種完了状況、コロナ感染状況を見ながら実際に集まるか
       オンラインか検討する

 【2020年度作成の企画書振り返り・見直しの要否確認・年内の準備事項確認】
  企画内容は基本的に継続して検討していく。
   ・キャッチフレーズ、スローガン
   ・記念誌は作成
   ・インタビュー記事掲載
    コロナ状況禍でオンラインや代案を考える必要がある
    (例:9回生はオンライン会議の実績あり、同期会と役員会とのオンライン交流など)
   ・会費の事前振込についていろんなやり方を早めに検討・調査し、当日の受付業務軽減を
    目指す
   ・欠席者の振込、返金、振込用紙2枚は混乱が起こる可能性があるなど課題を洗い出し
    検討する
   ・記念開催でもあり、折を見て、来年度は佐世保市朝長市長の参加打診をお願いしたい。
    (伏原佐世保市東京事務所長に依頼)
   ・コロナ状況のもと、コロナに配慮しながら来年度のイベントを考える

5.S N Sでの情報の発信について(ホームページ他) (事務局メンバー:萩坂)
  ・現状の全体構造、将来構想の全体構造を説明
  ・東京柏葉会のホームページにFacebookやインスタグラムのリンクを設定し告知
  ・Facebookについて(東京柏葉会)
   投稿内容の募集について提案
   投稿するにあたり宣伝のバーナーが出て不安材料になっているのが現状なので
   Mail、Facebookメッセンジャー(萩坂管理者)宛に送付し、萩坂管理者が代理投稿する
   運用範囲を広げるために、理事の方々へお知らせや同窓会の告知など相乗効果をねらう
   Facebook・Instagram:起案者との共有
  ・Instagramについて(東京柏葉会)
   InstagramFacebookの管理者画面で個人フォロワーとしてのやり方など確認して
   メッセンジャーなどで連絡し共有する。
  ・南高本校より校史史料室写真等の掲載など了承を得ている。(池田会長)

6.その他連絡事項
  ・議事録:欠席された他の役員にも早めに情報共有をしてもらう
  ・次回理事会について:10月頃に開催予定
   リーガロイヤルホテルでの開催について、今秋半ばには理事会を開催し、
   開催計画を提案する。
   コロナ状況により実際に集まるかオンラインかはその時点で判断し理事へ案内
   (ワクチン接種2回終了など条件付き)               

                            以上

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