2022520日 東京柏葉会役員会議事録
                                                                            記録:2022520日(緒方)

日時:2022520日(金)19:0020:30
場所:zoomによるオンライン会議
出席:池田、川口、今村、前山、平、大滝、古川、中山、中尾、緒方(敬称略)
配布資料:アジェンダ、第30回総会進行表
1.池田会長より開会挨拶
   理事会での再確認、変更など現在進めるべきこと等、残り2ヶ月になるので総会までに
   何をすべきか事前協議をお願いします。
2.本年度の総会の開催方針・条件について
    4/27理事会決定事項の整理と確認→川口幹事長各項目内容について説明
  ①基本的な考え方、実施企画の骨子について
  ②総会の基本方針
  ③開催概要
  ④開催方針・プログラム
  ⑤会場参加人数について
  ⑥リモート参加に実現について
  ⑦リアル開催中止とする場合

【理事会で決定した基本方針、開催概要等に基づいて、今後の実務作業の確認・協議】
  ①案内状発送について
   ・案内状発送作業:事務局メンバー+役員有志8名で対応 ※約1,500通発送予定
   ・スケジュール:5月末 原稿締切、6月初旬 入稿、618日(土)発送作業
   ・会場参加受付締切:6月末(一次)、710日(最終) ※リモート参加7/21予定
   ・封入物:総会案内状(A4 6P、会長挨拶・東京柏葉会賞報告・
    年会費/賛助金の振込お願い・会務報告・会計報告・会計監査報告・議決事項)、
    振込用紙、返信用ハガキ、ホテルのアクセス、ホテルのコロナ対策案内
     ※後日、ホテルとアクセス案内の部数を相談した結果:バス時刻表(13時台)
      案内状に明記
     ※返信用ハガキには開催中止に備えて極力メールアドレスをご記入いただくことを
      明記し、ご参加予定者の方は必須
   ・案内状進捗報告(事務局):返信用ハガキの印字・用紙郵便局承認受付済、未入稿の
                 会務報告・会計報告、振込用紙は5月末完成目途
   ・案内状追記内容:各理事(年次幹事)からの一言コメント、zoom参加説明、コロナ対策の
            お願い

  ②オンライン(zoom)対応について(事務局)
   ・プロジェクターは県事務所に保管中
     →会場の白い壁利用の有無をホテル側に確認(池田会長)し、必要であればスクリーン
      借用
   ・必要機材:パソコン2台、カメラ2台(事務局手配)
     
    ※会場全体、会場とオンライン参加者のために専用カメラを事務局で手配

  ③リアル参加者が収容可能人数を超過した場合の対応:
    →参加人数が見通せないため、返信用ハガキが到着する6月下旬に再協議 
     (ホテル側に事前確認必要)

.総会準備に向けての協議【協議・確認事項・作業分担】
  ①式次第
    会長挨拶、会務報告、会計報告、監査報告、会則変更についての審議、長寿のお祝い、
    閉会挨拶、写真撮影
  ②ミニイベント・企画について
    校歌(C Dの確認):事務局手配
    (本部)馬郡会長挨拶、新校長、関西柏葉会会長、福岡柏葉会会長(リアルかオンライン
     か、ビデオメッセージか事前問い合わせ確認)→事務局郵送にて確認対応
    当初案:佐世保市長朝長様へのビデオメッセージ
        →事務局が佐世保市東京事務所中山所長と相談、依頼文、受け取り方法等協議
         (池田会長より依頼)
  
③配布物:アジェンダ(会計報告、会務報告、会則変更)
  ④総会議案
    a)会則の一部変更について(3/18理事会にて承認済み)
     ・理事の改称
        →『年次幹事』に変更→入会しやすい名称にし、役割をわかりやすくすし、
          会長からの委嘱を受けやすくするため
     ・役員の役職追加(副事務局長)
        →補佐的立場からの次のステップに入る人数を増やすため
     ・顧問、参与の役割の明文化
    b)役員の任期延長と一部変更について
     ・現任の役員任期をさらに1年延期するが、一部役員の追加など検討を進める
     ・来年に向けてフルスペックの総会・懇親会開催準備の為
    c)2021年度会務報告、2021年度会計報告、2021年度監査報告

    ※今回は特例として、①リアル参加者②オンライン参加者③議案への賛否を返信ハガキで
     回答 ①+②+③の過半数にて可決することで決定

  ⑤役割分担(今後順次決定)
    ・司会・進行:川口幹事長
    ・オンライン操作:事務局中尾、萩坂
    ・会場装飾:事務局中尾(長寿の祝い看板)、座席表(今村、中尾)
    ・受付:参加人数が限られている為少人数で対応、受付名簿の準備、
        専用机をホテルへ依頼
    ・備品や機材の準備(潮見倉庫からの移動はなし、プロジェクターの移動要)
    ・アルコール消毒、検温など会場入り口への対応をホテルへ依頼
    ・長寿の祝い:商品券準備(会計)、校章(事務局個数確認)、黒盆3個をホテルへ依頼
    ・総会時の役員席:椅子の配置をホテルへ指示
    ・総会時の式次第、追加プログラム(大学生との交流他)は再協議
    ・お土産配布方法も再確認(三密防止)
    ・写真撮影、長寿者の撮影のタイミングも再確認
    ・リボンは事務局で保管中

  ⑥会場費用(金額は税別、4/10時点情報)
    ・会場室料:約160,000円、基本音響証明費用:25,000円、
     飲み物代(コーヒー)@650
    ・お土産代:@2,000円程度 ※お土産は参加人数確定後役員で決定
    ・お土産の品物と個数は710日までに確定
    ・スクリーン借用の要否確認中 (120インチ7,700円)

4.『東京柏葉会 設立30周年記念誌(仮称)』の作成について
   総会開催準備が整った後に協力者を募集し設立30周年記念誌委員会を設立
   内容、完成目標など協議予定※役員会、理事会で定期的に報告
    ・目的(案):これまでの歩みを振り返り会員同士のつながりを深耕
    ・完成目標:今後検討、タイムスケジュールを決めて協議開始
    ・記念誌委員会メンバー:今後募集し決定メンバーの中から委員長を決定
    ・主な案:寄稿文、母校情報、写真、広告他

   ※池田会長:期待値として本年度完成を目途に活動のお願い

5.次回理事会(オンライン)について【協議・確認事項】
   ・開催日時:630() 19時~
   ・議題(案):総会概要報告、役員体制について、2022年度予算案報告、記念誌発行に
          ついて他

6.今後のスケジュール
   役員会(オンライン会議):622日(水)
                19時~(総会参加者確定、式次第確定、役割分担確定)
       ※総会開催最終判断 ※理事候補者の推薦継続
   7月23日以降プログラム、賛助金、年会費御礼・・・・8月下旬ごろ発送予定 
   内容は校長挨拶、(本部)馬郡会長コメント、各理事コメント、進学状況他
   総会反省会:9月下旬頃、理事会開催予定(コロナ感染収束していればリアル開催にも期待)
   
※必要に応じた臨時役員会は総会後に判断

7.その他連絡事項
   【他校同窓会、佐世保会他今後のスケジュール】
     佐世保南校・北校親睦ゴルフコンペ:620() 開催
     大村高校:1015日(土) 開催予定(来賓招待なし)
     
福岡柏葉会:1029() 開催予定
     東京佐世保会:1116() 開催予定                                    以上

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