日時  :2021年5月15日(土) 10:30-11:50
場所  :zoomによるオンライン会議
出席(敬称略):池田会長、川口幹事長、今村、前山、大滝、八並、

              古川、中尾、萩坂、緒方 (記録)
配布資料:アジェンダ、2021年度東京柏葉会再延期案内状発送結果、
     ホテル会場内覧報告他

1.池田会長より開会挨拶
  ワクチン接種開始など状況は進んではいるが、コロナ感染はまだ大変な状況
  が
続いている。 東京柏葉会でも今後の懸案事項があり、状況を踏まえ
  ながら協議、
議論をお願いしたい

2.第30回総会・懇親会 延期の案内、発送か結果の確認と課題の共有
  ①発送結果報告(事務局長 緒方)
    ・発送数(1727通),返送(136通),逝去(8名),退会(7名),
     住所変更10名
    ・2〜3年前からのデーターを基に住所録確認把握の為、今期は発送数
     が増えた
回生がある
    ・発送した封筒前面へ同封物の内容を明記した為、反応が良かった
    ・今回の発送結果により会員住所録を更新する
    ・会費、賛助金振込者へのお礼状は、6月中旬迄には発送予定
     (中尾副幹事長)

    ・若い世代の返送、住所確認が今後の課題
  ②会費、賛助金報告(大滝副会長)
    ・順調に237名の振込あり、昨年度実績までにはあと60名程。
     今後、振込者は増える
見込み

 3.次回総会会場候補の内覧結果報告と今後の動き方 来年度の会場について 
  【来年度に向けて会場候補内覧結果報告(池田会長、今村副会長、緒方)】
  ・候補会場: リーガロイヤルホテル(新宿区) ロイヤルホール(3階)
         ※椎葉様(21回生)ご紹介

  ・開催日は、第一希望を確保できる見込み 
      ※7月第1土曜日、2022年7月2日

  ・以前利用のホテルとの比較(会場、費用面、場所など)説明
  ・会場は、柱などなく十分な広さが確保でき使いやすい
  ・アクセスについて少し駅から距離がある。夏場開催の為、
   高齢者へ配慮必要、
シャトルバス案内、案内人の配置などは今後の課題
  ・宴会場への動線、受付、来賓、事務局作業場所、ストックルームなど
   条件は良い

  ・一人当たり費用は前ホテルと同様価格
  ・コロナ状況次第だが、現時点で食事は個別配膳(人数分の提供)
  ・二次会の会場(50名)も確保できる(同ホテル1階 セラーBAR)

  ・ホテルの雰囲気は、近くに大隈庭園もあり良い
  ・イベントに関しては、ホテル側と直接交渉可能で、搬入、搬出など
   スムーズにできる

  ・7/2同会場は、夕方の予約があり15時までには退出
    ※開始時間の前倒し検討必要

  ・来年度の状況を考慮し役員会での承認受け、仮予約は早めの方が良い
   (念のためキャンセルポリシーも確認)
  ・会場決定は、役員会後に理事会開催し報告。最終承認を受ける

 4.今年度の活動における課題の共有
  ・年会費、賛助金振込者へのお礼状発送(事務局担当)
  ・リーガロイヤルホテル仮予約と予約に関連する手続き、キャンセル料等の
   確認:
(池田会長)
  ・会場決定承認の為、理事会開催(7月か8月頃予定)
  ・企画、課題を1つ1つ抽出し、秋から年末に向けて具体的な企画案を
   検討する


5.各種情報の発信について(ホームページ他) (事務局メンバー 萩坂)
  ・現状の全体構造、将来構想の全体構造の説明
  ・課題としてSNSハッシュタグ活用、佐世保南出身の著名人活用、SNSで
   の
双方向性活用
  ・Facebookについて(東京柏葉会)
    公式アカウント作成し管理者を選人(主に役員)
    管理者のページの運用、佐世保南・佐世保関連へのアカウントのシェア
    など今後の
課題は発信力向上
  ・Instagramについて(東京柏葉会)
    公式アカウント作成し、佐世保南現生徒さんに東京柏葉会の情報発信
    若い世代にフォローしてもらい、個人情報を共有できる様にする
  ・LINEは運用ルールを明確化し、少し使い方など検討し起案してから実行

 6.その他連絡事項
  ・東京柏葉会賞の資金運用について、本体の資金との活用を協議する
   必要性がある。
(前山監事)
    役員会で起案し理事会で承認、会則変更伴う場合は総会で承認必要
  ・来年度の総会懇親会会費を事前振込にする案件の協議
   会計の負担削減(特に当日会計担当の負担)
   振込ルールを決める(当日現金支払い、返金、キャンセル扱いなど)
   当日、会場での作業が手作業にならない方法等を検討する
   コロナ禍での非接触対応、若い世代の為に郵便局振込以外の振込方法
   などを検討。

  ・次回役員会までの懸案事項は、個別にメールにて対応
  ・理事会開催は7月頃に予定 ※1カ月前には案内

以上

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